工具45 事务改善——改进事务工作，确保生产效率的提高

企业管理者往往忽视事务工作的重要性，认为其花费很多却不能带来看得见的利润，其原因就是企业的事务工作效率较低的缘故。企业要对事务流程和处理方法进行改善，以减少企业在这一环节的支出，为企业创造出利润。

进行事务改善时我们需要把握好以下几个重点：

·效率：效率低下严重影响着事务处理过程。我国企业的事务处理效率极其低下，盖一个公章要等好几天的情况时常发生，所以效率是我们解决事务问题的重点。

·简化：我们要尽量将事务简化处理，比如将相似的工作合为一起处理，或去除不必要的工作等。

·规范：当企业的生产环节规范化以后，如果工作效率还不高，那么很有可能是受到了事务工作的影响。所以企业要对事务处理的流程规范化。

1.事务工作的浪费

我们要想对事务工作进行改善，就必须找出改善点，即分析事务工作中存在的浪费情况。主要有以下几种。

管理浪费

·等待指示：事务处理时因为等待上级部门的指示导致的等待浪费。

·缺乏计划：日常事务处理没有明确的计划和安排，导致事务处理混乱，处理效率低下。

·信息获取：事务处理时所需信息获取不充分或得到的是错误信息，造成事务无法进行或错误进行。

·高峰期：某一时段事务量大而缺乏应急措施导致事务处理出现瓶颈。

程序浪费

·没必要的作业：事务处理时可以去除的环节。

·作业流程不合理：指的是事务处理的程序不适造成的浪费。

·部门配合不当：指的是处理需要部门间配合处理的事务时由于配合不默契导致的事务处理浪费。

·作业分担：由于作业者的工作任务分配不明确导致的重复作业或遗漏。

·转记作业：有时候必须将内容相同但形式不同的事务进行转记，这也造成了浪费。

效率浪费

·后工序等待前工序

·作业速度低下

物流浪费

·交通运输浪费：指的是物品运输途中造成的时间浪费

·搬运浪费：文件等物品搬运造成的人力浪费。

·信息联络：信息传递受阻。

·布局浪费：由于办公室等布置的不合理造成的浪费。

作业浪费

·没有按照标准作业

·文件处理的浪费

·事务用具寻找的浪费

不良浪费

·差错和精度造成的浪费：指的是处理事务的效果出现偏差造成的浪费。

·修改：对错误进行必要的修正造成的浪费。

·事后处理：已经完成的事务需要重新处理。

2.事务改善手法和步骤

企业的日常事务工作是繁琐而突然的，我们在改善时的中的重点就是要缩减事务处理时间，将事务处理规范看板化，以指导处理的具体实施。在日常事务处理时我们可以按照以下步骤实施。

办公用品可视化

在企业的办公室内要将办公桌、文件等用品进行可视化管理，需要使用物品时做到一目了然，减少寻找时间。

工作进度看板化

各部门要讲一个生产周期的工作内容做好统一部署，将工作内容制定成详细的计划，都有哪些工作，分别由谁负责都要以看板的形式公布，以促进作业人员按时完成工作。

日常用品管理规范化

企业需要建立日常用品采购和领取记录，并定期盘点。事务类常用品在使用时使用量大且不易管理，因而浪费现象更普遍。

事务处理流程规范化

最后我们要将各类事务的处理流程规范化，以减少其中发生的浪费。规范化过程如下：事务盘点、事务分析、事务改善的设计、改善计划的制定、实施改善、成果总结。